postbuch.net – selbstgehostete Dokumentenablage mit KI auf dem Raspberry Pi

Hallo zusammen,

ich möchte euch mein Projekt postbuch.net vorstellen. Gebaut habe ich es, weil mich der Papierkram zu Hause genervt und er unendlich viel Zeit beansprucht hat: Briefe, Rechnungen, Bescheide, Verträge. Dazu kommt, dass ich privat krankenversichert bin, also jede Arztrechnung und jedes Rezept erst selbst bezahle und danach bei Versicherung und Beihilfe einreiche. Inzwischen läuft die Post der ganzen Familie über das Projekt.

Angefangen hat es Anfang des Jahres als n8n-Automation nur für das Rechnungsamangement. Daraus ist nach und nach eine vollwertige Client-Server-App für das Dokumentenmanagement von Privathaushalten geworden – und mein mit Abstand zeitintensivstes Hobby. Weil ich die App ohnehin weiterentwickle, habe ich sie jetzt als Open Source (AGPL-3.0) auf GitHub veröffentlicht.

Was die App macht: Du scannst einen Brief (Netzwerkscanner per eSCL), fotografierst ihn mit dem Handy, lädst ein PDF hoch oder legst es in einen überwachten Cloud-Ordner. Die KI deiner Wahl liest das Dokument und trägt Absender, Datum, Betrag, Dokumentart, Zusammenfassung, Schlagworte und einiges mehr in die Datenbank ein. Danach landet das PDF mit sprechendem Namen in einer sauberen Ordnerstruktur in OneDrive oder Nextcloud. Verwaltet werden die Dokumente über eine moderne, übersichtliche Weboberfläche. Aber: Alle Dateien bleiben in der gewählten Cloud-Ablage ganz normal als PDF zugänglich, auch falls du postbuch.net irgendwann nicht mehr nutzen solltest.

Was mir im Alltag am meisten bringt: Von Hand mache ich praktisch nichts mehr. Was an Post reinkommt und nicht zwingend aufbewahrt werden muss, scanne ich in die App und entsorge das Papier dann kurze Zeit später – ich hefte fast nichts mehr in Aktenordner ab. Trotzdem finde ich noch alles. Die Suche ist semantisch, „Verkehrsunfall“ findet auch die Rechnung vom Karosseriefachbetrieb, obwohl keins der beiden Wörter darin steht. Man kann mit seinen Dokumenten chatten, und der Chat erkennt Zusammenhänge zwischen ihnen. Für Privatversicherte und Beihilfeberechtigte gibt es komplette Abläufe: Arztrechnungen sammeln, zur Einreichung bündeln und die Erstattungen von PKV und Beihilfe abgleichen, Kürzungen eingeschlossen. Dazu kommt das Übliche wie Zahlungsfristen, Wiedervorlagen und Akten.

Technik: Docker Compose (PostgreSQL mit pgvector, Node.js, React). Läuft auf einem Raspberry Pi ab 2 GB RAM, bei mir auf einem Pi 5 mit 8 Gb neben zahlreichen anderen Diensten aus dem Smarthome-Bereich. Die KI wählst du selbst: OpenAI, Anthropic, Bedrock oder ein eigener OpenAI-kompatibler Server (Ollama, LM Studio). Lokale Modelle brauchen allerdings einen stärkeren Rechner als den Pi. Mit Cloud-KI kostet die Analyse eines Dokuments grob 1–20 Cent, mit günstigen Modellen wie gpt-6-luna geht es auch für deutlich weniger. Updates sind signiert und lassen sich in der Oberfläche per Klick einspielen.

Kurzes Demo-Video:

Installation:

curl -fsSL https://github.com/ceramgcf/postbuch.net/releases/latest/download/install.sh | bash

Es ist eine Public Beta: in meinem Alltag stabil, aber noch jung. Entwickelt habe ich größtenteils mit KI-Unterstützung - aber immer mit Liebe zum Detail, fachlich enger Führung und kritischem Blick.

Ich freue mich über Rückmeldungen, Fehlerberichte gern als GitHub-Issue:

GitHub - ceramgcf/postbuch.net: postbuch.net – selbst gehostete Dokumentenverwaltung mit KI

postbuch.net – selbst gehostete Dokumentenverwaltung mit KI - ceramgcf/postbuch.net

github.com

Hallo Zentris,

vielen Dank für deine ausführliche Rückmeldung, ich freue mich wirklich darüber! Zweieinhalb Jahre Paperless-ngx im Alltag sind eine Hausnummer. Da steigt man natürlich nicht mehr auf ein anderes Produkt um. Und du hast recht: Paperless ist ausgereift und hat eine große Community. Das ist ein Riesen-Vorteil.

Allerdings verfolgt postbuch.net einen anderen Ansatz, und der war von Anfang an so gedacht. Paperless ist für mich im Kern ein sehr gutes Archiv, ein Dokumentengrab: Dokumente rein, verschlagworten, wiederfinden. Bei mir zu Hause ist mit dem Ablegen aber selten etwas erledigt. Post muss ich ja bearbeiten:

Eine Rechnung prüfe ich und bezahle sie vor Fristablauf (meistens mehrere gebündelt). Manchmal muss ich etwas beanstanden. Dann brauche ich eine Frist und eine Wiedervorlage, damit die Sache nicht untergeht. Ich sammle Dokumente zu einem Vorgang in einer Akte, etwa für einen Schaden, den ich der Versicherung melde. Oder ich gebe dem Käufer meines Autos alle Unterlagen dazu gesammelt als Export mit.

postbuch.net ist also sowohl ein Werkzeug für Vorgänge und Vorgangsbearbeitung als auch eine Dokumentenablage. Genau den ersten Teil deckt Paperless konzeptionell nicht ab, auch nicht mit plugins.

Bei der Cloud-KI gebe ich dir völlig recht, das ist ein wunder Punkt. Für mich ist das sogar die wichtigste Entscheidung für alle, die postbuch.net nutzen wollen: Will ich sensible Dokumente einem Cloud-Anbieter anvertrauen oder nicht? Darauf gibt es keine pauschale Antwort, und das muss jede und jeder bewusst für sich entscheiden. Deshalb lassen sich auch lokale Modelle (Ollama, LM Studio) anbinden.

Zwei Gedanken dazu, wie es weitergehen könnte:

1. Ich glaube, dass KI-Dienste mit der Zeit normaler werden, ähnlich wie Online-Banking oder Cloud-Speicher früher. Auch der Datenschutz wird sich besser handhaben lassen, etwa durch Anbieter mit europäischem Hosting und klaren Zusagen zur Datenverarbeitung.
2. Sobald die RAM-Krise vorbei ist und die Speicherpreise wieder sinken, wird es auch wirtschaftlich vertretbar, postbuch.net komplett mit lokaler KI zu betreiben. Dann bleibt alles im eigenen Haus.

Vielleicht ist postbuch.net in dieser Hinsicht seiner Zeit sogar ein Stück voraus. 😉

Ich finde es jedenfalls super, dass es mehrere Lösungen nebeneinander gibt. Jeder hat andere Anforderungen, und der Austausch hilft allen bei der Entscheidung. Danke dir nochmal für die offenen Worte!

Viele Grüße

ceramgcf

Hallo zusammen,

vielen Dank fürs Ausprobieren, B88, und auch für das nette Feedback! Es freut mich sehr, dass dir die App gefällt.

Was meinst du denn mit Ordnerstruktur anpassen? Normalerweise legt postbuch.net eine Verzeichnisstruktur Lebensbereich/Dokumentart an, also z. B. Mobilität/Rechnung. Wenn man die Post von mehreren Personen verwaltet, macht es natürlich oft Sinn, auf der ersten Ebene die Person zu haben, also dann Person/Lebensbereich/Dokumentart - das kann man unter Einstellungen/Dateiablage umstellen:

Meintest du das, oder schwebt dir etwas anderes vor?

Ich kann gerne ins kommende Release noch eine Flexibilisierung einbauen, z. B. einen benutzerdefinierten Modus, bei dem selbst bestimmen kann, auf welcher Ebene nach welcher Eigenschaft gegliedert wird. Da könnte auch die Differenzierung nach Eingang/Ausgang, die du dir gewünscht hast, Platz finden.

Wechseln zwischen den Ablagestrukturen kann man übrigens jederzeit. Bestehende Dokumente ziehen dann automatisch um.

Klappt das mit dem RPi 4 eigentlich auch von der Performance her gut? Einer meiner Tester hat einen RPi 3 mit 1 GB RAM, das funktioniert zwar tadellos, ist aber manchmal, vor allem beim Scannen und bei der Installation/Update, schon eine Geduldsprobe. Bin auch mal gespannt, wie das bei valo klappen wird.

Viele Grüße

ceramgcf

Kleiner Nachtrag B88 - Ich habe deinen Featurewunsch für 2.11.0 einfach mal aufgegriffen: Es gibt in Einstellungen/Dateiablage/Ablagestruktur auch einen Benutzerdefinierten Modus, in dem man u. a. die "Richtung", also Postein- oder Ausgang, auch als Ordnerebene anlegen kann:

Die neue Version 2.11.0 liegt als Prerelease in Github. Ein Update kann auch über die UI gemacht werden, unter Einstellung/Allgemein/Version&Updates müssen dafür Vorabversionen aktiviert sein.