Docspell kannte ich noch gar nicht, sieht aber vielversprechend aus. Anfangs habe ich mit Papermerge (https://github.com/ciur/papermerge) experimentiert, weil paperless-ng genau zu der Zeit auf dem absteigenden Ast war und nicht weiterentwickelt wurde. Als paperless-ngx dann geboren war und gleich mit einer relativ großen Community gestartet ist, habe ich diesem neuen Ableger wieder mehr Aufmerksamkeit geschenkt. Von den Funktionen sind diese beiden ähnlich, wobei paperless-ngx weiter ausgereift ist und es mehr Unterstützung in der Entwicklung gibt, während Papermerge quasi ein ein-Mann-Projekt ist.
Was mir bei paperless-ngx jedoch fehlt ist das, was Docspell mit "Multi-user per Account" bewirbt. Bei paperless-ngx kann man keine gemeinsamen Dokumente haben, die man sich z.B. in der Familie teilt (ist zumindest mein aktueller Stand). Aber sonst sieht Docspell fast schon aus wie ein Fork von paperless-ngx, weil der Aufbau und die Funktionen wirklich sehr ähnlich sind. Mich würde nur interessieren, wie Docspell die Dateien ablegt, denn da fand ich paperless-ngx schon mal deutlich besser als Papermerge. Dort kann man mit einfachen Regeln festlegen, dass z.B. ein Dokument von User xyz im Pfad <User xyz>/<aktuelles Jahr>/<Kategorie>/<Name Absender>_<Datum>.pdf (Beispiel: userXYZ/2022/Finanzen/DeutscheBank_2022-08-19.pdf) gespeichert wird. Diese ganze Ordnerstruktur aller Benutzer kann man so leicht in einen Cloud-Dienst einbinden, sodass die Dateien dort genau so schön sortiert vorliegen und gesichert sind.
Reicht ein Pi mit 4GB aus?
Laut Dokumentation von Docspell reichen 4GB aus, 8GB werden aber empfohlen (https://github.com/docspell/rpi-scripts#hardware). Paperless-ngx habe ich mal auf einer alten Mühle mit 2GB RAM getestet und das funktioniere zwar auch, war aber etwas langsam im Umgang mit OCR und es konnte immer nur eine Sache zur Zeit gemacht werden. Also Datei 1 -> OCR -> Tags extrahieren -> Datei einsortieren -> Datei 2 -> OCR -> ...
Schneller ist natürlich besser, aber wenn man die Dateien nicht sofort braucht und nicht immer hunderte Dateien gleichzeitig hochlädt, kommt man mit etwas Geduld auch voran. Ich würde beim nächsten Mal aber auch mindestens 4GB RAM nehmen und sogar mind. 8GB wenn ich bei Docker noch andere Sachen laufen lassen möchte (Smart Home, AdGuard, Bitwarden, ...).
Spricht etwas gegen gegen Raspberry Pi 400?
Also mein Fall ist der Pi 400 jetzt nicht wirklich. Wenn du den Pi für dein DMS als Server einsetzt, wird der sowieso nur in der Nähe vom Router liegen und wenig Beachtung geschenkt. Da ist ein normaler Pi wesentlich kompakter, als eine Tastatur, die da nur herumliegt. Ist ja ganz praktisch, dass da gleich eine Tastatur integriert ist, aber einen Monitor wirst du dann immer noch brauchen. Am elegantesten ist es über z.B. Bitvise SSH Client (finde ich besser als Putty: https://www.bitvise.com/ssh-client-download) auf den Pi zuzugreifen, die elementaren Dinge in der Konsole zu machen und der Rest geht dann auch wieder über Web-Oberflächen. Gerade bei Docker empfiehlt es sich Portainer (https://www.portainer.io/) zu installieren und dann darüber alles Docker-relevante zu managen.